Cuộc họp là một hoạt động không thể thiếu trong môi trường công sở. Một cuộc họp hiệu quả sẽ giúp các thành viên trong nhóm chia sẻ thông tin, thảo luận, đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải cuộc họp nào cũng đạt được kết quả như mong muốn. Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của một cuộc họp, trong đó, kiểu tính cách của các thành viên tham gia cũng là một yếu tố quan trọng.
Theo nghiên cứu của Mike Thelen, thuộc Viện Kaizen – Mỹ, có 4 loại tính cách phổ biến trong cuộc họp, đó là:
- Người khởi xướng (Navigators): Đây là những người chủ động, có khả năng đưa ra ý tưởng và giải quyết vấn đề theo quy trình. Họ thường đóng vai trò khởi xướng, giúp bắt đầu mọi thứ trong cuộc họp.
- Người dẫn đầu (Drivers): Đây là những người có tính cách nổi trội, tự tin và quyết đoán. Họ thường có xu hướng bác bỏ ý kiến của người khác và muốn mọi việc được thực hiện theo cách của họ.
- Người hòa giải (Reconcilers): Đây là những người hướng đến sự hợp tác và hòa bình. Họ thường có xu hướng tránh xung đột và tìm kiếm giải pháp chung cho mọi vấn đề.
- Người phân tích (Analysts): Đây là những người cẩn thận, tỉ mỉ và có khả năng phân tích vấn đề một cách logic. Họ thường có xu hướng dành nhiều thời gian để suy nghĩ và đưa ra quyết định.
Mỗi kiểu tính cách đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Nếu hiểu được những kiểu tính cách này, chúng ta có thể điều chỉnh hành vi của mình để phù hợp với từng tình huống, từ đó giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn.
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn trở thành một người tham gia cuộc họp hiệu quả, bất kể bạn thuộc kiểu tính cách nào:
- Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tham gia cuộc họp: Hãy dành thời gian nghiên cứu chủ đề của cuộc họp, chuẩn bị ý tưởng và câu hỏi. Điều này sẽ giúp bạn tham gia cuộc họp một cách chủ động và hiệu quả hơn.
- Tập trung lắng nghe: Trong cuộc họp, hãy tập trung lắng nghe ý kiến của những người khác, ngay cả khi bạn không đồng ý với họ. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ vấn đề và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
- Thể hiện ý kiến của mình một cách rõ ràng và ngắn gọn: Hãy mạnh dạn thể hiện ý kiến của mình, nhưng hãy làm điều đó một cách rõ ràng và ngắn gọn, tránh lan man.
- Khuyến khích sự tham gia của những người khác: Hãy tạo cơ hội cho những người ít nói trong cuộc họp tham gia phát biểu. Điều này sẽ giúp bạn có được cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề.
Bên cạnh việc hiểu rõ các kiểu tính cách và chuẩn bị kỹ lưỡng, người tổ chức cuộc họp cũng cần lưu ý một số điều sau để giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả:
- Xác định mục tiêu của cuộc họp: Trước khi bắt đầu cuộc họp, hãy xác định rõ mục tiêu của cuộc họp. Điều này sẽ giúp bạn điều hướng cuộc họp một cách hiệu quả.
- Lập kế hoạch cuộc họp: Hãy lập kế hoạch cuộc họp chi tiết, bao gồm thời gian, nội dung và người tham gia. Điều này sẽ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm thời gian.
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng người. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra trong cuộc họp được thực hiện hiệu quả.
Việc hiểu rõ các kiểu tính cách và chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tham gia cuộc họp sẽ giúp bạn trở thành một người tham gia cuộc họp hiệu quả. Điều này sẽ góp phần giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.